Gracias a su proceso de transformación digital antes de la pandemia, la UCAV ha superado el reto y la disrupción tecnológica

• Mª del Rosario Sáez Yuguero, rectora de la UCAV: “Los estudiantes de la Universidad Católica de Ávila cuentan con una universidad 24/7”

• Juan Ramón Alegret, vicepresidente de Blackboard para Europa: “La UCAV ha abordado en condiciones más favorables la disrupción que ha traído la pandemia porque toda la universidad estaba transformada digitalmente”

• Virginia Bragado, jefe de administración y gerencia de la UCAV: “El principal desafío de la universidad ha sido conseguir ser una universidad accesible para cualquier alumno que se encuentre en cualquier parte del mundo, pero sin perder la humanización que tiene la presencialidad del trato con el alumno desde el punto de vista académico como administrativo”

• Noelia Muñoz, directora de Promoción y Desarrollo: “El proceso de transformación digital comenzó el día en el que nos dimos cuenta de que teníamos que integrar todas ellas. Cualquier institución puede tener más o menos acceso a estas herramientas tecnológicas, pero lo que consiste la transformación digital real es cuando todos los procesos se integran y así conseguimos ser una institución 4.0”.

Ávila, 1 de febrero de 2021. La crisis sanitaria ha puesto a prueba los sistemas de enseñanza de las  universidades. La Universidad Católica de Ávila había comenzado con anterioridad su proceso de transformación digital que, unido a su experiencia, durante   más de diez años impartiendo formación online, le ha permitido abordar en condiciones mucho más favorables esta disrupción que ha traído la pandemia. La Universidad Católica de Ávila (UCAV) ha adoptado enfoques innovadores para la transformación digital, y ha compartido su experiencia con las soluciones de gestión académica de Oracle, Blackboard, Deloitte y sus mejores prácticas durante el webinar “Retos y disrupción tecnológica en el sector universitario”. 

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La transformación digital no solo abarca a un momento y un espacio, sino a toda la institución universitaria y a afecta a los estudiantes durante todo el proceso de la vida académica del alumno, esto lo sabe muy bien la rectora de la UCAV, Mª del Rosario Sáez Yuguero, quien asegura que sus estudiantes y empleados son nativos digitales y su universidad sabe cómo interactuar con ellos y cómo interaccionan entre ellos en el mundo digital sin olvidar los puntos físicos de atención y contacto con el estudiante.

Mucho se ha hablado de plataformas para la enseñanza a distancia, pero “no debe de identificarse universidad digital con universidad no presencial”, atestigua Sáez Yuguero. “La digitalización de la universidad afecta a la forma de llevar a cabo toda la actividad universitaria. En el mundo digital la presencialidad es fundamental y clave. Uno de los retos más importante de la disrupción de la tecnología en las universidades es mantener la presencialidad y el vínculo de los alumnos en medio de esta transformación digital que es un hecho y nadie puede escapar de esta revolución, asegura.

“Siete días a la semana, 24 horas al día”, así es la Universidad Católica de Ávila para sus alumnos gracias a la transformación digital. Un proceso llevado a cabo durante años en la UCAV que se ha conseguido gracias al cambio de mentalidad de toda la comunidad universitaria. En lo que coincide Luis Alberto Quilez, Iberia Senior Sales Manager de Oracle, quien asegura que los alumnos tienen que tener una universidad 25/7 en todos los sentidos.

El reto y la realidad de Oracle es proporcionar soluciones a las universidades para favorecer sus procesos de transformación digital, lo que pasa por la formación a empresas. Eso requiere el contacto con las universidades para adaptar esos programas y dar y poner en marcha programas adaptados a las nuevas necesidades, confirma Quilez.

El responsable de Oracle ha hablado de la importancia de la inteligencia artificial aplicada a la universidad mediante chatboots de contacto 24/7, así como aplicado al proceso de matrícula. “Nos enfrentamos a nuevas generaciones para las que debemos generar nuevas capacidades y eso nos obliga a tener que llevar una transformación para hacer reto a estos problemas que se nos plantean”. Para hacer frente a estos retos “necesitamos construir una organización ágil y ofrecer a los estudiantes lo que nos están demandando y eso solo pasa por una innovación continua”, añade.

El vicepresidente Blackboard para Europa, Juan Ramón Alegret, mantiene que hay que ir más allá de la formación online porque para tener una verdadera transformación digital tenemos que tener una estrategia global en toda la institución. “Es un error las universidades que han asociado las plataformas de aprendizaje únicamente cuando hay que impartir los cursos de forma online. El digitalizar este proceso tiene que ser independiente de la metodología empleada y esta digitalización tiene que ser imprescindible para la enseñanza presencial y cualquier tipo de enseñanza”. Esto quiere decir que utilizar un LMS (en muchos casos un Moodle) no es digitalizar o transformar digitalmente el proceso de enseñanza y aprendizaje, sino pensar en una forma holística pensando en el estudiante y después en los distintos factores de la universidad”, aclara.

Alegret ha mostrado su “honor de haber colaborado con la UCAV”, centro universitario que “tomó la decisión de transformarse digitalmente, lo que le ha permitido abordar en condiciones mucho más favorables esta disrupción que nos ha traído la pandemia porque toda la universidad estaba ya con esta transformación digital.

Por su parte, Javier Santos, socio consultoría en Deloitte, ha mostrado los retos y situación del sector universitario entre los que destaca una oferta educativa actualizada y con altos resultados de empleabilidad; ser una institución flexible, ágil en sus adaptaciones y eficiente ante la aparición de nuevas posibilidades”; e implantar nuevos modelos de aprendizaje.

Santos ha preguntado al gerente de la UCAV, Vicente Enciso, por el motivo por el cuál hace diez años decidieron abordar el proceso de transformación digital, en el que “la UCAV fue una visionaria”. Las debilidades en ese momento de la UCAV le hicieron ser sus mejores fortalezas para esa transformación. Se trataba de una universidad joven, en una provincia con escasa población y rodeada de un grupo de universidades muy grande. De ahí que apostaran por la formación online y la búsqueda de un sistema robusto con herramientas conectadas entre sí. Hace tres años “introdujimos el concepto de presencialidad virtual sincrónica e interactiva que tiene la consideración de una enseñanza presencial, ya que dotamos nuestras aulas y profesores para que los alumnos pudieran participar en tiempo real”. De hecho, el índice de fracaso del curso 19-20 no ha llegado al 10% de los matriculados, lo que supone una “tasa fantástica”, ratifica Enciso.

Los beneficios de la transformación digital son innumerables como así ha explicado Virginia Bragado, jefe de administración y gerencia de la UCAV. “El principal desafío de la universidad ha sido conseguir ser una universidad accesible para cualquier alumno que se encuentre en cualquier parte del mundo, pero sin perder la humanización que tiene la presencialidad del trato con el alumno desde el punto de vista académico como administrativo.

Bragado asegura que han llegado a “conseguir ser una universidad 4.0”, para lo que han creado departamentos que antes no existían como del de Promoción Institucional dentro del que han incluido un departamento de ventas que, a través de un CRM, han conseguido un porcentaje de conversión por encima del media del mercado. O el departamento de Edición y Postproducción de vídeos de las clases que quedan grabadas en la plataforma y están a disposición en el campus virtual integrado en el material didáctico del alumno. Así como la creación del servicio de Orientación Académica Personal, en el que cada alumno tiene asignado un orientador que le acompaña a lo largo de todo el curso para cualquier duda, incidencia, además de que le planifica y temporiza los estudios”.

Otro de los cambios que ha sufrido la UCAV, según Bragado, es la simplificación de los procesos de matriculación y gestión del papel, que ha desaparecido. Esto ha permitido “ser más eficientes en las tareas y dedicarnos a cosas importantes para la universidad que son nuestros alumnos”, atestigua. Además del incremento de las colaboraciones de la UCAV con otras instituciones educativas. “hace diez años teníamos 400 alumnos y a día de hoy son más de 7.000”. Por este motivo, Bragado apuesta por la creación de un ecosistema digital entre todas las universidades.

Noelia Gutiérrez, directora del Centro de Proceso de Datos (CPD) ha explicado cómo ha ayudado a la UCAV la tecnología para afrontar este desafío de negocio. La tecnología ha sido el eje vertebrador del cambio que hemos sufrido, por decirlo de alguna manera, en la universidad en los últimos años. Apostamos por la tecnología y por todo lo que podía hacer por nosotros, tanto en el proceso puramente educativo, como en todos aquellos procesos que se han de llevar a cabo en un centro educativo y que normalmente no se suele pensar en ellos al hablar de TICs y educación superior.

Hemos conseguido un ecosistema de aplicaciones que dan respuesta a casi todas las necesidades que se tienen en la universidad, y de cara al alumno, podemos decir que desde que muestra interés por estudiar con nosotros hasta que obtiene su título, todo su ciclo de vida queda recogido en nuestras aplicaciones, que están integradas unas con otras, de forma que el trasvase de información es automático y transparente para el usuario.

La forma de narrar en qué consiste este ecosistema podría ser diferente, y quizás sería interesante contaros como fue formándose de manera cronológica, porque puede aportar mucho a aquellos que quieran o que estén realizando una transformación de este tipo. Pero me parece más interesante verlo desde el ciclo de vida del alumno, lo cual aporta una perspectiva de cómo recogerlo en las distintas herramientas.

Como punto de partida tenemos un CRM, que se ha mostrado como una herramienta fundamental para el departamento de Promoción de la universidad, ya que permite realizar un seguimiento de candidatos y campañas exhaustivo y sobre todo eficiente.

Una vez que el futuro alumno ha mostrado interés por matricularse en nuestra universidad entra en juego una de las herramientas con más proyección y más innovadora que tenemos, nuestro sistema de On Boarding Digital, OBA de Deloitte, que permite interactuar con el alumno, recoger toda su documentación y enviarle a él la necesaria, como puede ser la carta de admisión, o impresos de matrícula, de manera rápida y ordenada, eliminando gran cantidad de papel, que se limita a lo estrictamente necesario para obedecer a la normativa vigente. Seleccionarla fue un proceso en el que se estudiaron distintas opciones, y se tuvieron en cuenta distintos criterios y al final nos decantamos por Peoplesoft. Nos ha ofrecido robustez, fiabilidad, y una gran funcionalidad, que permitió recoger todos los requisitos que nosotros teníamos. En Peoplesoft recogemos los procesos de preinscripción, matrícula, asignación docente, registro del catálogo de titulaciones, planes de estudios y clases, gestión de actas, estadísticas, becas, títulos y seguro que algo que se me queda en el tintero. Para hacer un resumen, no hay ningún proceso de la gestión administrativa de la universidad que no deje un registro en Peoplesoft Campus. He hablado de robustez, fiabilidad, funcionalidad y capacidad de integrarse con otras herramientas, pero otro de los puntos fuertes de esta herramienta son los datos que permite almacenar, y la posibilidad de extracción de los mismos. En un momento en el que es innegable la importancia del dato, en el que hablamos de transformación digital como el nuevo mantra, poder obtener de manera sencilla datos e indicadores de cómo va la actividad académica y econara la gestión administrativa y académica contamos con otra herramienta de primera línea, Peoplesoft Campus, de ORACLE. La información llega a él desde OBA, desde el CRM, manualmente o mediante cargas de ficheros programadas. Y esto es solo una muestra de las posibilidadesómica de la universidad, es imprescindible para tomar esas decisiones que sirvan de punto de partida para nuevas acciones dentro de la transformación digital de la universidad.

Para la gestión de actas, se ha integrado una plataforma de firma, de manera que todas las actas se firman digitalmente y se custodian en esta plataforma.

Por último, Noelia Muñoz, directora de Promoción y Desarrollo de la UCAV, se ha referido a la conceptualización del proyecto. “El éxito de nuestro proceso de transformación digital es una correcta gestión del cambio. El problema en ocasiones es centrarse en querer utilizar una herramienta concreta, pero no dedicar el tiempo suficiente a saber qué requisitos previos se necesitan en el proceso de transformación digital”. Muñoz cuenta cómo la UCAV ha involucrado a todo el personal de la universidad. “Ese ecosistema digital tiene que girar alrededor del alumno, pero está implicando a toda la comunidad universitaria, la formación no sólo debe ser para los profesores que imparten la educación sino también al PAS y a los propios alumnos. Estamos acostumbrados al cambio, nos da energía para continuar y seguir. Cada reto es una oportunidad y el cambio forma parte de nuestra cultura de universidad. Todos hemos entendido que formamos parte del cambio. Hemos sufrido una resistencia al cambio, pero hoy en día cualquier persona de la UCAV entiende que esos cambios son necesarios.

“El proceso de transformación digital ha sido bastante natural porque hemos tenido mucho tiempo para implementarlo y hemos ido dando solución a problemas concretos con herramientas específicas. El proceso comenzó el día en el que nos dimos cuenta de que teníamos que integrar todas ellas”, mantiene Noelia Muñoz. Cualquier institución puede tener más o menos acceso a estas herramientas tecnológicas, pero lo que consiste la transformación digital real es cuando todos los procesos se integran y así conseguimos ser una institución 4.0. Por eso, “es importante crear esos ecosistemas entre las distintas instituciones porque realmente podemos ayudar y motivar a toda la comunidad universitaria para que entienda que el cambio es necesario y es imprescindible comenzar con los procesos de transformación digital”, afirma.